Heinolan Sahakoneet Oy ja tämä tietosuojakäytäntö
Henkilötietojen käsittely
Heinolan Sahakoneet Oy, Y-tunnus 0845086-6, PL 24, 18100 Heinola (”Yhtiö” tai “me” taivutusmuotoineen) ryhtyy kaikkiin tarvittaviin toimiin varmistaakseen, että asiakkaitamme sekä sopimus- ja yhteistyökumppaneitamme koskevia henkilötietoja käsitellään laillisella, asianmukaisella ja läpinäkyvällä tavalla.
Kun asiakas käyttää erilaisia palveluitamme, keräämme häntä koskevia henkilötietoja. Sen seurauksena Yhtiö on asiakkaan henkilötietojen rekisterinpitäjä ja käsittelee näitä henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti. Tässä tietosuojakäytännössä selitetään asiakkaan omine henkilötietojensa käsittelyä koskevat oikeudet Yhtiöön nähden sekä tavat, joilla näitä oikeuksia voi käyttää.
Yhtiö sitoutuu suojaamaan asiakkaan henkilötietoja, ja yhtiölle on tärkeää varmistaa, että henkilötietoja käsitellään turvallisella tavalla. Noudatamme kaikkia voimassa olevia yksityishenkilöiden tietosuojaa koskevia lakeja ja määräyksiä, kuten muun muassa henkilötietolakia, lakia sähköisen viestinnän palveluista sekä EU:n tietosuojadirektiivin 95/46/EY, sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivin 2002/58/EY ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) toimeenpanevia lakeja, sekä tällaisiin lakeihin ja määräyksiin tehtyjä muutoksia ja lisäyksiä sekä ne korvaavia säädöksiä. Käytämme tarvittavia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, jotka ovat suhteessa henkilötietojen määrään ja arkaluonteisuuteen.
On tärkeää lukea ja ymmärtää tämä tietosuojakäytäntö ennen Yhtiön palveluiden käyttämistä. Jos et hyväksy tätä tietosuojakäytäntöä, älä käytä palveluitamme.
Jotkin verkkosivustomme sivut sisältävät linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin. Näillä verkkosivustoilla on omat tietosuojakäytäntönsä, eikä Yhtiö ole vastuussa heidän toiminnastaan tai heidän tietosuojakäytännöistään. Käyttäjän, joka lähettää tietoja näihin kolmannen osapuolen verkkosivustoihin tai niiden kautta, on tutustuttava näissä verkkosivustoissa julkaistuihin tietosuojakäytäntöihin ennen tietojen siirtämistä niihin.
Lisätietoja evästeiden kautta hankittujen tietojen keräämisestä, käsittelemisestä ja säilyttämisestä on jäljempänä kohdassa ”Evästeet”.
Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä?
Jos asiakas tai yhteistyökumppani käyttää palveluitamme, hän voi antaa meille tietoja, joita on voimassa olevin tietosuojalakien mukaan käsiteltävä henkilötietoina.
Keräämiämme henkilötietojen tyyppejä ovat esimerkiksi seuraavat:
nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, matkapuhelinnumero ja sähköpostiosoite
henkilötunnus
toimitus- ja laskutustiedot, maksutiedot ja muut tuotteen tai palvelun hankinnan tai toimituksen yhteydessä annetut tiedot
erilaiset demografiset tiedot
yhtiön verkkosivujen käyttöön perustuvat tiedot mieltymyksistä ja kiinnostuksen kohteista
palveluidemme käyttäjätunnus ja salasana
muut asiakaskyselyitä, mainontaa/markkinointia tai tarjouksia koskevat tiedot
muut käyttäjän luomat tiedot, jotka hän itse päättää kertoa meille verkkosivustojemme kautta.
Voimme kerätä henkilötietoja seuraavista lähteistä:
Heinolan Sahakoneet Oy:n verkkosivustosta, esimerkiksi kun käyttäjä vierailee sivuillamme, tilaa tuotteen tai uutiskirjeen tai osallistuu johonkin kilpailuumme
kolmansilta osapuolilta, jotka voivat olla konserniyhtiöitä tai yhtiöitä, joita Yhtiö käyttää täydentääkseen asiakastietokantaansa
Miksi käsittelemme henkilötietoja?
Jos asiakas tai yhteistyökumppani on yhteistyössä kanssamme tilaajana tai toimittajana, hän on solminut sopimuksen Yhtiön kanssa. Sen seurauksena käsittelemme asiakkaan henkilötietoja oston tai tilauksen käsittelemiseksi ja tilatun tuotteen tai palvelun toimittamiseksi.
Asiakkaan tekemän tuotteiden ja palveluiden tilauksen toteuttamisen lisäksi Yhtiö voi käsitellä henkilötietoja muihin laillisiin tarkoituksiin seuraavassa kerrotulla tavalla.
Sopimuksen täytäntöönpano: Hankintojen ja tuotteiden toimittamisen käsittely ja hallinnointi, maksujen suorittaminen sekä käyttöoikeuksien myöntäminen Yhtiön verkkosivustoon ja siellä tarjottaviin palveluihin (toisin sanoen asiakastuki).
Suostumus: Suoramarkkinointi (postitse tai sähköpostin kautta), asiakaskyselyt, asiakastuki ja uutiskirjeet.
Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen: Säilytämme laskutustietoja voimassa olevien kirjanpitolakien ja -säädösten mukaisesti.
Oikeutettu etu: Jotta voimme tarjota ja toteuttaa sitoumuksemme, tuotteemme ja palvelumme sekä parantaa niitä, meidän on kerättävä henkilötietoja myös joissakin muissa tapauksissa, esimerkiksi analysoimalla asiakkaidemme ostokäyttäytymistä voidaksemme tarjota heille heitä kiinnostavia tietoja ja tarjouksia, sekä tilastointitarkoituksiin.
Profilointi
Jos tarjoamamme palvelu vaatii asiakkaan suostumusta, pyydämme asiakkaalta aina erikseen suostumuksen tällaiseen palveluun ja henkilötietojen käsittelemiseen tähän tarkoitukseen. Pyydämme asiakkaan suostumuksen esimerkiksi silloin, kun hän haluaa tilata Yhtiön jonkin uutiskirjeen tai luoda tilin johonkin Yhtiön verkkosivustoon.
Asiakkaan on suostumuksen antamisen yhteydessä vahvistettava lukeneensa tämän tietosuojakäytännön ja hyväksyvänsä henkilötietojensa käsittelyn tässä kuvatulla tavalla.
Henkilötietojen säilyttäminen
Yhtiö ryhtyy kaikkiin kohtuullisiin toimiin henkilötietojen turvallisen käsittelyn ja säilytyksen varmistamiseksi. Asiakkaan henkilötietoja ei koskaan säilytetä pitempään kuin laki salli tai edellä mainitut tarkoitukset sitä vaativat. Käsittelemme henkilötietoja seuraavassa kerrottujen aikojen mukaisesti.
Asiakas tai yhteistyökumppani: Jos henkilö on Yhtiön asiakas tai yhteistyökumppani, hänen henkilötietojaan säilytetään, kunnes hän lopettaa asiakkuutensa tai yhteistyön, mutta enintään kolme vuotta viimeisestä tilauksesta. Tämä ehto ei koske tilanteita, joissa joudumme säilyttämään henkilötietoja pitempään jostakin seuraavassa mainitusta syystä.
Sopimuksen täytäntöönpano: Yhtiölle annetut henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, laskutus- ja toimitustiedot ) säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen, jotta Yhtiö voi panna täytäntöön asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa tehdyn sopimuksen. Tähän sisältyy muun muassa takuusitoumusten täyttäminen.
Lakisääteiset velvoitteet: Yhtiö tallentaa kaiken dokumentaation, joka voimassa olevien kirjanpitolakien mukaan kuuluu kirjanpitotietoihin.
Suostumus: Tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietoja suostumuksen perusteella, säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin suostumus on voimassa.
Suoramarkkinointi: Voimme säilyttää asiakkaan tai yhteistyökumppanin henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin enintään neljän vuoden ajan sopimus-, asiakas- tai muun yhteistyösuhteen päättymisestä, jollei asiakas vastusta henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Henkilötietojen siirtäminen
Asiakkaita tai yhteistyökumppaneita koskevat henkilötiedot ovat tärkeä osa Yhtiön toimintaa emmekä myy henkilötietoja kenellekään muulle. Siirrämme henkilötietoja vain seuraavassa esitetyllä tavalla. Noudatamme aina suurta varovaisuutta siirtäessämme henkilötietoja, ja siirrämme niitä vain tämän tietosuojakäytännön mukaisesti toteutettuamme ensin tarvittavat tietoturvatoimenpiteet.
Kumppanit, jotka eivät kuulu samaan yritysryhmään Yhtiön kanssa: Kumppanimme eli Yhtiön hyväksymät yritykset, jotka eivät kuulu Yhtiön kanssa samaan yritysryhmään, voivat saada asiakkaan henkilötietoja voidakseen antaa asiakkaalle pääsyn joihinkin tiettyihin tietoihin tai lähettääkseen asiakkaalle tuotteita tai palveluita koskevia tarjouksia.
Sovittaminen yhteen yksityisten ja julkisten rekisterien kanssa: Yhtiö voi lisätä asiakkaan tai yhteistyökumppanin henkilötietoihin lisätietoja keräämällä tietoja muista yksityisistä ja julkisista rekistereistä. Näin asiakkaan tai yhteistyökumppanin henkilötietoja voidaan täydentää ja päivittää.
Liiketoimet: Jos Yhtiön liiketoiminta tai osa siitä myydään tai sulautetaan toiseen liiketoimintaan tai yhtiöön, asiakkaan tai yhteistyökumppanin henkilötietoja voidaan luovuttaa neuvonantajillemme, ostajaehdokkaille tai heidän neuvonantajilleen sekä siirtää liiketoiminnan uusille omistajille.
Lakisääteiset velvoitteet: Asiakkaan tai yhteistyökumppanin henkilötietoja voidaan luovuttaa myös Yhtiön lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi, ja niitä voidaan siirtää poliisille tai muille viranomaisille, jos laki sen sallii tai sitä vaatii.
Kaikentyyppiset edellä mainitut siirrot voi suorittaa vain (a) yhtiöihin, jotka sijaitsevat EU- tai ETAmaissa (ts. EU:n jäsenmaissa, Islannissa, Norjassa ja Liechtensteinissa); tai (b) kolmannessa maassa olevaan yhtiöön, jos Euroopan komissio on päättänyt, että kyseinen kolmas maa tai kolmannen maan alue tai yksi tai useampi tietty sektori varmistaa riittävän tietosuojan tason; tai (c) kolmannessa maassa olevaan yhtiöön, jos kyseinen rekisterinpitäjä tai henkilötietojen käsittelijä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet ja jos rekisteröityjen saatavilla on täytäntöönpanokelpoisia oikeuksia ja tehokkaita oikeussuojakeinoja.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos käsittelemme asiakkaan henkilötietoja suostumuksen perusteella, esimerkiksi uutiskirjeiden tilaamista varten, asiakas voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä yhtiöömme. Peruutuksen voi tehdä osittain tai kokonaan. Jos asiakas ei enää halua vastaanottaa lähettämäämme markkinointi- tai tarjousmateriaalia, hän voi peruuttaa suostumuksensa ottamalla yhteyttä yhtiöömme tai, jos materiaali on lähetetty sähköpostitse, viestissä olevan linkin kautta.
Jos asiakas peruuttaa henkilötietojensa käyttöä tai luovutusta muihin tässä käytännössä mainittuihin tarkoituksiin koskevan suostumuksensa, emme enää voi antaa asiakkaalle pääsyä verkkosivustoihimme tai tarjota asiakaspalvelua tai muita käyttäjille tarjottavia palveluita tämän käytännön sallimalla tavalla.
Asiakkaan tai yhteistyökumppanin oikeudet
Asiakkaalla tai yhteistyökumppanilla on oikeus pyytää tietoja siitä, mitä häntä koskevia tietoja käsittelemme ja miten niitä käytetään, ottamalla meihin yhteyttä kirjallisesti (katso yhteystiedot jäljempänä). Jos asiakkaalla tai yhteistyökumppanilla on käyttäjätili jossakin sivustossamme, hän voi muuttaa henkilötietojaan milloin tahansa verkossa oman tilinsä asetusten kautta. Muussa tapauksessa hän voi ottaa yhteyttä yhtiöömme (yhteystiedot jäljempänä). Asiakkaalla tai yhteistyökumppanilla on lisäksi oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten, puutteellisten tai epäselvien henkilötietojen oikaisua ottamalla yhteyttä yhtiöömme. Suojellaksemme asiakasta tai yhteistyökumppania ja hänen henkilötietojaan voimme pyytää häntä tunnistautumaan tukipalveluita tarjotessamme.
Asiakkaalla tai yhteistyökumppanilla on voimassa olevien tietosuojalakien perusteella myös oikeus pyytää kaikkien henkilötietojensa poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista. Joissakin tilanteissa asiakkaalla tai yhteistyökumppanilla voi myös olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ja pyytää kaikkien itseään koskevien henkilötietojen lähettämistä sähköisessä muodossa.
Asiakas tai yhteistyökumppani voi esittää valituksen tietosuojaviranomaiselle (Suomessa Tietosuojavaltuutettu), jos hän epäilee, ettei Yhtiö käsittele hänen henkilötietojaan voimassa olevien lakien mukaisesti.
Evästeet
Yhtiö käyttää verkkosivustoissaan ns. evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivusto lähettää verkkoselaimeen. Evästeen perusteella ei voi tunnistaa käyttäjää henkilökohtaisesti, vaan vain tietokoneeseen asennetun selaimen, jonka kautta verkkosivustoa käytetään. Jos asiakas käyttää verkkosivustoamme eri tietokoneilla, sivusto tallentaa eri tietokoneisiin erilaiset evästeet. Evästeet eivät tartuta viruksia eivätkä ne voi tuhota tietokoneeseen tallennettuja tietoja.
Evästeet luokitellaan tavallisesti alkuperänsä perusteella ja sen perusteella, tallennetaanko ne verkkoselaimeen vai ei. Evästeet voivat olla peräisin joko verkkosivustosta, jossa asiakas on käynyt (ns. ensisijaiset evästeet), tai jostakin toisesta organisaatiosta, joka toimittaa palveluita nykyiselle verkkosivustolle, kuten analyysi- tai tilastoyhtiöitä (ns. kolmannen osapuolen evästeet). Evästeet voidaan jakaa myös istuntokohtaisiin evästeisiin ja pysyviin evästeisiin. Istuntokohtainen eväste lähetetään tietokoneeseen siksi, että verkkosivut toimisivat halutulla tavalla vierailun ajan. Evästettä ei tallenneta tietokoneeseen, vaan se poistetaan, kun verkkoselain suljetaan. Istuntokohtainen eväste aktivoituu esimerkiksi silloin, kun käyttäjä palaa aiemmin käyttämäänsä kohtaan verkkosivustossa, ja helpottaa käyttäjän liikkumista sivustossa. Pysyvä eväste puolestaan tallennetaan selaimeen, ja sen avulla verkkosivusto tunnistaa tietokoneen IP-osoitteen silloinkin, kun tietokone välillä sammutetaan tai siitä kirjaudutaan ulos istuntojen välillä. Eväste säilyy kuusi kuukautta, minkä jälkeen se poistetaan.
Yhtiö käyttää verkkosivustoissaan sekä istuntokohtaisia että pysyviä evästeitä. Kummankin tyyppisiä evästeitä tarvitaan lähinnä palveluiden tarjoamiseen, tuotteidemme ja palveluidemme laadun parantamiseen, lisätoimintojen tarjoamiseen asiakkaille tai helpottamaan kiinnostavan ja asiakkaalle räätälöidyn mainonnan/markkinointimateriaalin lähettämistä. Lisäksi Yhtiö käyttää kolmannen osapuolen evästeitä Google Analyticsiltä selvittämään, miten Yhtiön verkkosivuston tietoja voi mukauttaa ja kehittää parhaalla mahdollisella tavalla.
Useimmat verkkoselaimet hyväksyvät evästeet oletusarvoisesti. Yhtiön verkkosivuja voi helposti estää tallentamasta evästeitä tietokoneeseen, ja evästeet voi estää tai poistaa muuttamalla verkkoselaimen asetusta. Huomaa, että jos valitset evästeiden estämisen, jotkin verkkosivustojen toiminnot voivat lakata toimimasta turvallisesti ja oikein, ja kaikkia palveluita ei ehkä voida toimittaa. Tiedot evästeasetusten muuttamisesta löytyvät verkkoselaimen ohjeista tai verkkoselaimen mukana tavallisesti toimitettavasta apuohjelmasta.
Tietosuojakäytäntöön tehtävät muutokset
Tämän tietosuojakäytännön ehtoja voidaan muuttaa tai lisätä. Ehtojen uusi versio julkaistaan Yhtiön verkkosivustossa. Käyttäjän tulee siksi tarkistaa nämä ehdot säännöllisesti ja varmistaa, että hän hyväksyy muutokset. Jos ehtoihin tehdään olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä käyttäjälle sähköpostitse, jos hän on ilmoittanut meille sähköpostiosoitteensa.
Jos muutokset koskevat suostumukseen perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, annamme käyttäjälle mahdollisuuden antaa suostumuksensa käsittelylle esitettyjen uusien ehtojen mukaisesti.
Yhteystietomme
Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojakäytännöstä, jos epäilet, että tämän tietosuojakäytännön ehtoja on rikottu tai jos haluat ottaa yhteyttä meihin jostakin tässä tietosuojakäytännössä mainitusta syystä, ota yhteyttä yhtiöömme seuraavassa kerrottujen yhteystietojen avulla.
Heinolan Sahakoneet Oy
PL 24
18100 Heinola
info@heinolasm.fi
Puhelinnumero +358 3 8484 11